Comment détruire les documents sensibles efficacement ?

Chaque jour, chaque semaine, chaque mois, votre entreprise utilise, imprime et dispose de papiers et de documents qui sont parfois confidentiels, qui disposent de données sensibles relatives à vos salariés ou encore des données sur votre entreprise (chiffres, stratégie, innovation etc.). Il est donc très important, que vous soyez une TPE ou une plus grande entreprise de protéger et de détruire efficacement les papiers disposant de données qui pourront être utilisées à votre insu et négativement, si vous ne faites pas attention. Quelles sont donc les deux solutions pour que vous puissiez efficacement détruire les documents ?

Si chaque jour vous disposez et traitez de données sensibles, qui ont besoins d’être détruites à un moment ou à un autre, il est important de bien vous équiper et de sensibiliser vos salariés qui seront en contact avec des données confidentielles. Jeter simplement à la poubelle les documents n’est pas la meilleure des solutions. Beaucoup de cas d’usurpation d’identité ou encore d’informations confidentielles disponibles de tous et de toutes sont recensés chaque année, tout cela à cause de papiers retrouvés dans les déchets et non-détruits.

Il est donc important d’équiper vos bureaux d’un destructeur de document pour détruire efficacement les papiers et recycler le tout. Grâce à ce matériel spécialement pensé pour les professionnels mais aussi pour les papiers personnels, il est possible de réduire vos déchets et surtout d’avoir l’esprit tranquille. Il existe plusieurs types de coupe, selon les papiers que vous souhaitez détruire et aussi selon le nombre de salariés qui utiliseront le destructeur.

Sous-traiter la destruction de vos documents

Pour ne pas à investir dans du matériel, il vous est également possible de sous-traiter la destruction de vos papiers pour ne pas vous en occuper. Vous êtes alors déchargé de toutes contraintes et faite confiance à un prestataire externe pour gérer le problème.

Il est toutefois bon de savoir que la sous-traitance dispose de limites qui peuvent être un frein pour l’entreprise et pour vous. Il faut, dans un premier temps, penser que sous-traiter va engendrer un coût supplémentaire et qui sera peut-être plus intéressant d’investir, au final, dans l’achat de votre propre matériel.

Notez également que la sécurité est réduite car vous n’allez pas détruire vos papiers à la source et donc prendre un potentiel risque de perte d’informations. Sous-traiter est une bonne solution, il vous faut toutefois prendre en compte certains inconvénients et réfléchir à l’intérêt que ce type de service peut vous apporter sur le long terme.

Au-delà de votre choix, en ce qui concerne la destruction des documents qui contiennent des informations sensibles, il est important de bien prendre en compte l’enjeu de la destruction de vos papiers. À vous de choisir l’une des deux solutions qui vous sera la plus pertinente en fonction de votre activité et de votre organisation, toutefois, il ne faut pas oublier que les informations dont vous disposez sont soumises au règlement Européen (RGPD), si vous traitez mal les données à votre dispositions, il y a des risques pour que vous escomptiez d’une amande.

Comments are closed.